Techniker Krankenkasse y Foxit PDF Compressor
Foxit PDF Compressor
Primero, los clientes se suscriben al programa de puntos de TK y registran su participación en actividades saludables en un cuadernillo Estas actividades incluyen controles preventivos y de detección temprana, cursos sobre salud y eventos deportivos. Hay cuatro cuadernillos de puntos organizados por edad: hasta 14 años, de 15 a 24 años, de 25 a 49 años, y más de 50 años. Según la cantidad de actividades que registren, los clientes pueden recibir tres niveles de premios en efectivo.
Para recibirlos, los clientes envían los cuadernillos a la dirección postal de TK en Hallbergmoos. Allí, se los coloca en un sistema de escaneo totalmente automático elaborado específicamente para este fin. Este sistema primero corta las grapas de los cuadernillos para quitarlas y, luego, introduce las páginas una por una en el sistema de escaneo. En este punto, entran en juego varios motores de OCR del especialista en software SkySoft. Se leen los campos predefinidos, como entradas manuscritas, sellos, códigos de DataMatrix o casillas de verificación.
Del escaneo al PDF
Para reconocer los sellos y el texto manuscrito con precisión, es necesario escanear las imágenes a color como archivos TIFF. Cada día se procesan hasta 6000 cuadernillos de puntos. «En el formato TIFF, sin embargo, las imágenes pesan unos 50 megabytes, un tamaño muy pesado para enviar o archivar», explica el gestor de proyectos Lars Traben. Por lo tanto, TK necesitaba una solución diseñada para el archivado y la compresión de documentos que le permitiera ahorrar espacio. Como TK ya usa PDF/A para otros proyectos, rápidamente optaron por adoptar este mismo formato, que garantiza la accesibilidad, lectura y disponibilidad de la información a largo plazo.
La siguiente decisión fue incorporar Foxit PDF Compressor Enterprise. Esta solución no solo genera documentos PDF/A según las normas ISO, sino que incluye un sistema Mixed Raster Content (MRC) galardonado. Esta tecnología de compresión reduce los PDF escaneados a color al mismo tamaño que los archivos TIFF G4 en blanco y negro. De esta forma, se conserva la excelente calidad de imagen y la facilidad de lectura del texto, incluso con una proporción de compresión de 100 veces. Estos resultados de compresión óptimos reducen al mínimo los costos de almacenamiento y los requisitos de ancho de banda, sin perder calidad, lo cual también evita la sobrecarga de la red. Además, el diseño de la solución permite integrarla en los procesos existentes. Foxit PDF Compressor se ejecuta en segundo plano como un servicio de Windows y analiza un directorio (y sus subdirectorios) en intervalos específicos.
Cada nuevo archivo de imagen en formato TIFF se convierte automáticamente en un documento PDF/A. Los archivos PDF/A comprimidos se distribuyen a través de una interfaz desde Hallbergmoos hasta el sistema para usuarios de TK, TKeasy, ubicado en el centro de contabilidad de Hamburgo. Allí se procesan los datos de los clientes. «Como las imágenes digitalizadas solo pesan unos 50 kilobytes después de la compresión, no sobrecargan la línea de datos, que necesitamos para otras aplicaciones», explica Traben.
Firmas digitales que favorecen la optimización
Los datos llegan a los procesos descendentes de TKeasy y son transmitidos al sistema de posprocesamiento de TKeasy. Allí, se generan los conjuntos de datos relevantes para el envío postal a partir de los datos escaneados y entregados. Estos datos aportan información sobre qué tareas están pendientes para cada transacción; por ejemplo, si es necesario hacer controles adicionales o si se debe pagar una prima.
En Hallbergmoos, las páginas de cuadernillos escaneadas se agrupan y engrapan en una bandeja de recepción al final del proceso. El viaje termina en el archivo. «Tenemos obligación de conservar los cuadernillos de puntos durante seis años», comenta el gestor de proyectos sobre los requisitos legales. Esto ocurre porque TK todavía no vinculó las imágenes con una firma digital aprobada. Por lo tanto, no es posible hacer una auditoría electrónica válida; al menos hasta ahora. Para simplificar más el proceso, TK planea introducir firmas digitales. El sistema debería estar listo para abril de 2012. «Cuando lo hagamos, podremos destruir los cuadernillos», explica Lars Traben.
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