La ciudad de Erlangen y el PDF – Alemania
La ciudad de Erlangen usa las soluciones de PDF/A de Foxit para facilitar el archivado a largo plazo y la compresión de datos para los archivos de construcción
Erlanger Foxit
Los residentes de Erlangen, en Alemania, son bastante adeptos a Internet. Más del 70 % de los habitantes de la ciudad tienen acceso a Internet (una cifra superior al promedio de 66 % en el país) y esperan que su gobierno ofrezca servicios integrales en línea. Para satisfacer las necesidades de los ciudadanos, a comienzos de 2002 se estableció un centro de gobierno electrónico, denominado eGovernment Center, que permite el procesamiento electrónico de documentos.
Los empleados del eGovernment Center se encargan de la planificación e implementación de proyectos de gobierno electrónico, que incluyen proyectos de infraestructura tales como un sistema de información geográfica (SIG), la administración de documentos, servidores de formularios y una oficina de correspondencia virtual. Dado que manejan una gran variedad de documentos electrónicos, muchos de los cuales deben conservarse por al menos 10 años, la ciudad necesita asegurarse de que los formatos de archivos que se usan sigan siendo accesibles en el futuro no tan cercano.
Otro punto importante es el espacio que se necesita para almacenar una cantidad tan grande de documentos digitalizados. Una preocupación específica eran los documentos con gran cantidad de datos, como los archivos de construcción con planos, que deben ser escaneados y transmitidos por la red. Por ejemplo, la agencia de supervisión de construcciones de Erlangen necesitaba una solución eficaz para comprimir y archivar planos y otros documentos grandes en un formato de fácil acceso, ya que estos archivos deben conservarse durante toda la vida del edificio.
El especialista en compresión Foxit ya era conocido en Erlangen
Los funcionarios de Erlangen analizaron varias tecnologías de compresión, con profundas investigaciones en DMS EXPO, la principal feria comercial de Europa dedicada a las soluciones de administración digital. Finalmente, la ciudad eligió Foxit PDF Compressor Enterprise para comprimir los archivos de construcción escaneados y convertirlos a PDF/A. Además de sus funciones y su rendimiento, uno de los factores clave para seleccionar PDF Compressor fue que esta solución de Foxit no está protegida por derechos de propiedad, lo cual garantiza la posibilidad de usarla durante años.
La ciudad ya conocía a Foxit gracias a un proyecto previo con una fecha de entrega muy ajustada: se habían digitalizado cientos de miles de documentos que contenían detalles de registros de residentes (algunos de comienzos del siglo pasado) con el software de escaneo QuickScan de EMC, y luego se los había comprimido y convertido a PDF mediante Foxit PDF Compressor Enterprise. Por lo tanto, estos registros ahora están disponibles para una búsqueda rápida en cualquier momento.
PDF Compressor usa la tecnología de capas múltiples exclusiva de Foxit para separar los elementos de texto y de imagen de cada documento en niveles individuales, que luego se comprimen por separado con el algoritmo más adecuado para cada componente. Para almacenar cada porción de un bit sin riesgo de pérdida, se usa el formato Fax Group 4 o JBIG2, y el primer plano y el fondo se procesan con una compresión de imagen más eficaz. PDF Compressor proporciona excelente calidad para fuentes e imágenes en archivos extremadamente pequeños.
Para las imágenes de los planos de construcción, se desarrolló una solución personalizada que permitiera manejar en crudo los datos de los planos, que generalmente ocupaban cientos de megabytes. En este caso, una estación de trabajo de escaneo de gran formato tiene su propia instancia de PDF Compressor, a fin de no sobrecargar la red cuando se envían los datos a la instancia central de PDF Compressor. El software que opera el escáner (Scanmaster 21+) ahora guarda los archivos TIFF sin comprimir directamente en el directorio de importación de PDF Compressor. Una vez que los archivos se comprimen y se guardan en formato PDF/A, son transferidos manualmente por los empleados al archivo de construcción correspondiente en OTS Bau.
«Nuestra experiencia muestra que la compresión y conversión de escaneos a PDF/A es práctica y es un método recomendable tanto para documentos masivos como para material escaneado complejo», afirmó el Dr. Wolfgang Greska, gestor de proyectos de DMS de la ciudad de Erlangen, al resumir el uso satisfactorio de PDF Compressor en el proyecto de construcción.
Planes para el futuro
Actualmente, la ciudad de Erlangen se encuentra en el proceso de migrar también las tareas de rutina a la administración de archivos digitales. Esta etapa del proyecto incluye planes de incorporar la tecnología de conversión a PDF/A de Foxit en el sistema de administración de documentos seleccionado, eGov Suite de Fabasoft, para guardar automáticamente en ese formato todos los documentos escaneados y creados digitalmente.
https://www.foxitsoftware.com/
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