Soluciones confiables para ayudarlo con el archivo de documentos digitales

Soluciones confiables para ayudarlo con el archivo de documentos digitales

Archivar documentos digitales de forma segura y confiable es uno de los desafíos que ha ganado importancia en los últimos años a medida que las empresas confían en la tecnología avanzada. Esta necesidad se aplica a las organizaciones que generan grandes cantidades de contenido nato digital, así como a aquellas que escanean y preservan información inicialmente impresa en papel, desde facturas hasta transcripciones y más.

Al archivar documentos en formato digital, las empresas deben asegurarse de que esos documentos sigan siendo accesibles a través del software de gestión de documentos, sin importar cuánto tiempo estén almacenados. Esto significa que estas organizaciones deben ir más allá de la conversión de archivos estándar y adoptar formatos como PDF / A, que está destinado a ser un formato de documento PDF preparado para el futuro. Este enfoque especializado para el almacenamiento de documentos supera las capacidades tanto de la retención física como de los métodos digitales estándar para brindar a las empresas archivos con los que pueden contar durante los próximos años.

Entrar en una nueva era de archivo

Durante años, los documentos en papel y en microfichas han sido los métodos estándar para archivar información. Los archivos de las empresas ocupan salas llenas de archivadores, y buscar un archivo en particular significa pasar físicamente por los cajones, con la esperanza de que el registro se haya colocado en la ubicación correcta. Los administradores de registros de empresas de todo tipo no deben permitir que se instale la inercia con respecto a sus mejores prácticas. En la actualidad, adoptar una solución de archivo digital aporta una nueva comodidad a los procesos de archivo.

Cuando los documentos se colocan en un archivo, nunca está claro exactamente cuándo serán necesarios o con qué propósito. Los administradores de registros deben maximizar sus posibilidades de encontrar información con una solución de administración de documentos, sin importar cuán grande sea el archivo o cuántos otros elementos de los procesos de la empresa cambien a su alrededor. Además, los documentos digitales se pueden enviar inmediatamente por correo electrónico a cualquier parte del mundo cuando se soliciten. En una era de organizaciones cada vez más globales, compartir archivos fácilmente es una característica de alta prioridad.

Los archivos digitales que son fáciles de buscar son especialmente valiosos en situaciones en las que los administradores de registros dejan la empresa. Los sucesores de esos empleados tienen muchas más posibilidades de encontrar archivos antiguos si esos documentos se han almacenado en un formato digital estandarizado que si se hubieran colocado en una habitación llena de archivadores etiquetados de manera inconsistente.

A medida que las empresas adopten cada vez más los archivos digitales para todas las áreas de negocio, el archivo de información digital se volverá más natural. Si bien es posible que algunas organizaciones aún tengan que mantener archivos físicos por razones de cumplimiento legal de archivos, los archivos electrónicos están reivindicando su reclamo como la opción práctica para el uso diario.

Adopción del formato PDF / A

Archivar de manera responsable no solo significa escanear y guardar documentos. Las empresas deben asegurarse de convertir esos archivos a un formato estandarizado, uno diseñado teniendo en cuenta el archivo. Esto significa usar PDF / A, que es el formato recomendado tanto por la Asociación de Administración y Administradores de Registros como por la Administración Nacional de Archivos y Registros.

En cuanto a los detalles técnicos del formato PDF / A, PDF Association apunta a la falta de elementos dinámicos. Los archivos PDF / A no miran fuera de sí mismos para recopilar información sobre fuentes, colores o imágenes. En cambio, se conservan como están en el momento de su creación y tienen el mismo aspecto para todos los usuarios que acceden a ellos, por el tiempo que existan. Esto ayuda a los empleados en diferentes ubicaciones a verificar la información, así como también hace que ciertos lectores futuros vean contenido idéntico a los espectadores actuales.

PDF / A también se diferencia del PDF básico en que se garantiza que funciona con todo el software relevante: el estándar PDF / A está diseñado para hacer que los archivos sean accesibles para cualquier lector de PDF futuro, lo que significa que las personas siempre tendrán una forma sencilla de leer el datos, sin problemas de compatibilidad basados ​​en diferentes software de codificación y lectura. La Asociación de PDF señaló que el estándar ISO exige que todos los visores de PDF sean compatibles con todas las versiones de PDF / A, lo que significa que incluso si se realizan nuevas revisiones, los archivos creados con PDF / A en el pasado siempre serán accesibles a través de PDF estándar. software.

Los archivos PDF / A se pueden buscar en texto, siempre que las empresas hayan tomado las medidas adecuadas en el momento en que se crean los documentos. La Asociación de PDF señaló que al convertir documentos nativos digitales, como PDF estándar a PDF / A, generalmente no se necesita ninguna acción adicional para que el texto se pueda buscar. Al escanear documentos físicos a PDF, los administradores de registros deben utilizar el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para garantizar que el texto se conserve en un formato digital que permita búsquedas.

Conocer los detalles: tipos de archivos PDF de archivo

Hay varios tipos de PDF / A, cada uno óptimo para un tipo específico de contenido. Los niveles de PDF / A se designan a, by u. Las siguientes son las diferencias clave entre estos subtipos.

PDF / A Nivel b

Este es el tipo básico de PDF / A y ha sido el predeterminado desde los primeros días del estándar. El nivel b no tiene algunas de las funciones de accesibilidad codificadas en otros tipos de PDF/A.

Los archivos conservados de esta manera se mostrarán exactamente igual, sin importar dónde y cuándo se acceda a ellos. Sin embargo, es posible que el texto digital dentro de estos documentos no se guarde con su orden de lectura inicial y su estructura lógica intacta.

PDF / A Nivel u

El formato PDF / A Nivel u se introdujo en 2011 como parte del estándar PDF / A-2, y los archivos guardados de esta manera son más fáciles de indexar. Todo el texto dentro de estos archivos debe estar preestablecido en la biblioteca Unicode, lo que significa que cada fragmento de texto se podrá buscar e indexar. Cuando los archivos se convierten de documentos escaneados físicos y se pueden realizar búsquedas de texto a través de OCR, puede pagar para guardarlos como PDF / A Nivel u, lo que garantiza que el texto recién convertido se pueda buscar en el futuro.

PDF / A nivel a

El nivel a se basa en una mayor accesibilidad que otros tipos de archivos PDF. Estos documentos tienen información sobre el idioma especificado y se guardan en estructuras jerárquicas. Los intervalos de texto están etiquetados y todas las imágenes y símbolos dentro tienen texto descriptivo. Al igual que con el nivel u, el texto coincide con los caracteres Unicode. Estas capas adicionales de detalles son especialmente útiles si los usuarios con discapacidades visuales están buscando o leyendo los documentos, ya que todos sus elementos visuales se conservan en formatos que se pueden convertir en texto hablado con software de conversión de texto a voz.

Compromiso con los archivos digitales

No se sabe qué tan lejos en el futuro, o en qué parte del mundo, una empresa necesitará acceder a sus documentos archivados. Los archivos deben ser partes funcionales de una organización, listos para proporcionar datos en cualquier momento, sin importar cuánto tiempo haya pasado. El uso del formato PDF / A permite a las empresas abordar directamente la posibilidad de búsqueda y pruebas futuras. Ya sea que los documentos nazcan digitales o provengan de archivos en papel, prosperarán en un archivo digital diseñado específicamente.

Las herramientas de software de digitalización de documentos, como PDF Compressor Versión 8, brindan acceso a esta nueva forma de archivo, lo que hace que el almacenamiento de datos a largo plazo sea una tarea fácil que no obstaculizará los procesos comerciales cotidianos. Los documentos escaneados se pueden buscar en texto a través de OCR, mientras que el contenido digital, desde correos electrónicos y documentos HTML hasta archivos de Microsoft Office, se convierte rápidamente en archivos PDF.

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