Institución financiera de éxito experimenta un incrementoconstante en las necesidades de almacenaje dedocumentos en papel
El Ludwigsburg ha disfrutado de un gran éxito en el sector financiero, llegando a ser lasegunda caja de ahorros más importante de Alemania. Pero conjuntamente con el éxito, están experimentando una serie de retos, de entre los cuales la necesidad de almacenarcantidades masivas de documentos de papel, no es el menor.
Debido a que las instituciones financieras están obligadas a conservar gran parte de sus documentos durante años, el volumen de documentos archivados por Ludwigsburg seincrementa constantemente. El volumen de papel tan sólo en ficheros de crédito deldepartamento responsable de financiación de obras, tendría una milla de longitud si seapilasen unos encima de otros.
Con enormes necesidades de espacio, almacenaje complicado y dificultad de acceso a los ficheros que lesestaba ralentizando, Ludwigsburg decidió que ya era hora de empezar a digitalizar los ficheros y almacenarloselectrónicamente. El banco decidió externalizar el digitalizado de su legado de archivos en papel, y que losnuevos ficheros se procesasen internamente. Así las cosas, comenzó la búsqueda de socios y tecnologíasadecuadas para la tarea.
Elegir socios para el procesamiento
Encontrar el proveedor adecuado significaba encontrar una organización que pudiera cumplir con sus necesidades de escaneo de documentos. Los ficheros de crédito consistenen alrededor de 200 hojas de varios documentos, tales como, correspondencia, contratos encuadernados con ribetes perforados, dibujos de diversos tamaños e historialescatastrales. Es más, usan diferentes colores y contienen notas al margen y pasajes subrayadosdel texto.
Ludwigsburg eligió al proveedor de servicios de escaneo Condecco, que comenzó con unescaneo de prueba de 10 documentos y procedió a su almacenaje en formato TIFF y PDF/A.“Cuando comparamos los resultados, nos decidimos rápidamente por el formato PDF/A”,explicó Martín Ott, coordinador de IT en el centro de servicios de Ludwigsburg. La razón fueque la imagen digital PDF/A respetaba el color original de los archivos en vez de reducirlos ablanco y negro.
Reducir el espacio de almacenaje
PDF/A también usa menos espacio que los archivos TIFF, requiriendo tan sólo el 70% del espacio de almacenaje en algunoscasos. Finanz Informatik, el proveedor que administra el archivo central de Alemania para 400 bancos de ahorro incluyendo alLudwigsburg, ha utilizado PDF/A como formato de archivo desde 2008, de modo que la elección de formato tiene sentido. Para Finanz Informatik, que usa el espacio de almacenaje como base para calcular el precio de su servicio, un menor tamaño de archivosignificaba un ahorro de costes para los bancos de ahorros que formaban parte de la red.
Condecco usa Foxit PDF Compressor con el objetivo de reducir al máximo el tamaño de los archivos. Este software fácil de utilizar para comprimir archivos PDF/A, garantiza que los documentos permanezcan fieles a los originales y que sean legibles a largo plazo. Además, generan documentos económicos, comprimidos en blanco y negro y a color a un tamaño lo suficientemente pequeño como para ser enviados como archivos adjuntos en e-mails.
El equipo de Ludwigsburg también revisó todas las aplicaciones de captura certificadas para el archivo central OSPlus de Finanz Informatik, eligiendo la solución de Bechtle por la experiencia de la empresa trabajando en numerosos proyectos para bancos de ahorrosy su consultoría de gran calidad.
Digitalizar nuevas cuentas de crédito
El Ludwigsburg también quería aprovecharse del estándar ISO para PDF/A cuando se digitalizan nuevos archivos de crédito. Paraconseguirlo, eligieron la solución de captura de Bechtle, que incluye un escáner de introducción vertical de las hojas, un escáner de “tapa”y el Foxit PDF Compressor.
Bechtle, un Sistema de TI para proveedores en Colonia, adaptaba los parámetros del software para cumplir con los requisitos de Ludwigsburg y que tanto la calidad del documento como su tamaño sean exactamente los necesarios. Eso significa que losdocumentos a color PDF/A de alta compresión, no son mayores que documentos comparables de blanco y negro TIFF G4 “De estamanera hemos añadido valor al color sin mayores costes de archivo o de estructura o incluso una respuesta más lenta”, dijo Ott.
Bechtle integró a PDF Compressor en su solución de captura OSP Archive Link, permitiendo que los bancos de ahorros archiven documentos, de una o más páginas, en blanco y negro, color o escala de grises, como archivos PDF/A en el archivo OSPlus.
Siguiente paso: retirada total del texto.
Ludwigsburg planea prescindir totalmente de textos en el futuro, usando OCR, una tecnología integrada a Foxit PDF Compressor.También planean digitalizar los archivos para clientes corporativos y otros clientes comerciales porque su volumen deprocesamiento de documentos es tan grande como el del departamento de financiación de proyectos de construcción.
“Para nuestros empleados, esto ya ha tenido como resultado un cambio de hábitos” dijo Ott. “Ahora nuestros colegas consideran el PDF/A a color indispensable”.
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