DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

La digitalización de documentos implica pasar información física a formato digital. Son muchas las empresas que almacenan gran cantidad de documentación que ocupa demasiado espacio y es difícil de consultar. Debido al avance de la tecnología, no tener los documentos en formato digital puede suponer una gran pérdida de tiempo y dinero. Es cierto que la actividad diaria de la empresa y el ritmo frenético de trabajo pueden hacer que esta tarea se posponga año tras año.

Convertir este proyecto en prioritario puede suponer un cambio en la gestión de la información de su empresa. Así se reducirían los tiempos de espera entre la solicitud de la documentación archivada hasta su posterior consulta.

Preparación de documentos
Digitalización
Control de calidad
Conversión y Reconocimiento (OCR)
Indexación y verificación
Liberación en sistema ECM
Preparación de documentos

“Para convertir nuestros documentos a un formato digital, debemos seguir los siguientes pasos, con el fin de preparar la información y asegurarnos de que es capturada, legible y de buena calidad:

• Localizar los documentos a digitalizar y asegurarnos de que estén completos y en orden.
• Extender las hojas con cuidado y suavizarlas.
• Retirar las grapas, clips y sujetadores con cuidado para no maltratar las hojas.
• Colocar cinta adhesiva blanca en las hojas desgarradas o maltratadas; podemos colocarla en la parte posterior de la hoja para que no salga en la imagen digitalizada.
• Identificar aquellos documentos ilegibles o que no cumplan con los criterios de digitalización y separarlos para capturarlos de forma independiente. Del mismo modo, debemos separar aquellos documentos que requieren mejoras mediante técnicas digitales.
• Alinear las hojas a la misma orientación, de modo que la parte superior de cada página queden de la misma forma.
• Ordenar los documentos por lotes de acuerdo al tamaño, color, fecha, tipo de documentos, etc.
• Registrar y separar los archivos que se han digitalizado.

Digitalización

“La visualización de sus documentos de una forma cómoda, sencilla, rápida y segura, y la eliminación del papel y los grandes archivos que ocupan un gran espacio, se ha convertido en una necesidad en la gestión diaria de la empresa. Esto permite disponer de la información de inmediato ahorrando espacio, tiempo y facilitando su consulta a distancia, su conservación y su confidencialidad.

“La mayoría de la información o los datos se almacenan en forma de archivos de papel o informes, que se acumulan en los últimos años, dando lugar a archivos de documentos en papel difícilmente accesibles y la consecuente pérdida de datos. La obtención de los documentos o datos necesarios cuando se necesitan a veces es difícil y una gran perdida de tiempo por tener que andar buscando entre papeles y archivos.

Control de calidad

“La calidad de una imagen depende tanto del tamaño del archivo digital, como del tipo de archivo y la resolución de captura dependerán de las características de los originales a reproducir: tipo de letra, nivel de contraste pudiendo modificar la imagen digital respecto al original, para facilitar su legibilidad.

“La captura además debe realizarse en color (RGB, a 24 bits), con un índice de calidad igual a Bueno (QI = 5.0), mientras que la captura digital de originales de gran formato (mapas, planos, pergaminos, etc.) se debe realizar para la copia de conservación en formato TIFF, utilizando un sistema de cuadrícula. A las imágenes digitales obtenidas se incorporarán los metadatos adecuados de control, en especial el archivo de procedencia, la signatura y la fecha de digitalización.

Conversión y Reconocimiento (OCR)

El OCR permite ahorrar tiempo y emplear al trabajador en otra tarea más productiva. Y no sólo se evitan errores derivados de la transcripción manual: la velocidad media de lectura de estos programas puede llegar a los 1.200 caracteres por segundo, reduciendo drásticamente la velocidad de conversión.

El archivo resultante sería un documento de texto digital editable, con el que se puede trabajar desde cualquier procesador de texto. Una vez digitalizado el texto, éste se puede copiar, editar e incluso realizar una búsqueda dentro del propio documento. A la hora de convertir el archivo, el software OCR permite el reconocimiento de diferentes fuentes y tipografías, incluso de las distintas secciones del documento (tablas, imágenes, textos, etc.) Esta característica hace de los programas OCR una tecnología versátil y aplicable a multitud de campos y sectores.El OCR permite simplificar el procesoEl archivo resultante sería un

Indexación y verificación

“Un requisito imprescindible para una buena gestión documental es que la recuperación de la documentación se produzca de la manera más fácil y rápida posible.

“Esto es posible gracias a la inserción de índices o metadatos que facilitan la clasificación y búsqueda de la información de manera lógica y sencilla. Una vez realizada la grabación de los datos mediante recursos automáticos o manuales, es aconsejables, para garantizar la calidad de los datos, realizar un proceso de verificación, que consiste en volver a grabar los datos (indices) para que el sistema compare y compruebe que la información grabada es correcta. Esta fase es fundamental para mejorar la calidad de la grabación.

Liberación en sistema ECM

• Evita la pérdida de documentos corporativos y los asegura de forma centralizada.Disminuye las pérdidas de tiempo asociadas a la búsqueda de la información.
• Acceso a la información y a la documentación de manera segura y estructurada, nadie accederá a lo que no debe.
• Aporta Control de cambios de los documentos y control de revisiones y accesos que se realizan a los documentos.
• Fomenta la colaboración entre usuarios para la creación, modificación y gestión de la misma documentación.
• Facilita la captura y extracción de la información de los documentos en papel y la integración en el sistema de gestión documental como metadatos que después optimizan las búsquedas.
• Automatiza la Integración de la documentación con los demás sistemas de la empresa:CRM, ERP, BI, CMS, Email, Fax, etc.
• Recuperación de los documentos en formato electrónico así como el archivado de las copias físicas.
• Le permitirá gestionar la distribución de forma sencilla a través de diferentes canales: Email, Fax, SMS, Correo Postal, FTP, Web, etc…
• Workflows: Posibilidad de definir procesos sobre el ciclo de vida de un documento (como por ejemplo un contrato), automatiza el proceso para los usuarios que tienen que crear, modificar y aprobar finalmente un contrato antes de la firma.

En Compucenter contamos con la gama de soluciones más amplia para poder cubrir tus necesidades de gestión documental.

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