¿Cómo reducir el tamaño del archivo PDF sin perder calidad?
El almacenamiento de documentos escaneados como archivos PDF permite una organización de documentos más eficiente, un intercambio más rápido y menores costos de almacenamiento. A pesar de estos beneficios, comprimir documentos físicos en archivos PDF corre el riesgo de perder la calidad del documento en su versión electrónica.
Debido a esta aparente compensación, muchas empresas han tenido que encontrar un equilibrio entre cosechar las recompensas de mantener documentos PDF más pequeños y sacrificar la calidad de sus documentos. Lo que estas organizaciones tal vez no sepan es que existen algunas formas muy útiles de garantizar que los documentos PDF se puedan comprimir y conservar en su nivel original de calidad.
Por qué son importantes tanto la calidad como la compresión
Preservar la calidad de los documentos es esencial para los bufetes de abogados, los bancos, las organizaciones de ciencias de la vida y las empresas de cualquier otra industria altamente regulada que se enfrente a desafíos de conversión y archivo a gran escala. En la industria legal, por ejemplo, los tribunales de los Estados Unidos, Europa y Australia exigen que todos los documentos enviados para el descubrimiento electrónico y el envío por correo electrónico se envíen en un formato PDF comprimido y con capacidad de búsqueda de menos de 10 MB.
Desde 2016, todos los estados de los Estados Unidos han implementado un sistema de archivo electrónico para registrar documentos judiciales e incluso la Corte Suprema de los Estados Unidos requiere que los archivos PDF estén disponibles a través de e-discovery.
En particular, el tribunal también exige la calidad de estos archivos PDF. A menudo se requieren copias digitales exactas para garantizar la validez, precisión y accesibilidad. Muchos tribunales tienen límites de tamaño de archivo para estos documentos, como los 10 MB establecidos por el Tribunal de Quiebras de los Estados Unidos. Cuando una empresa o negocio comprime sus archivos legales PDF para cumplir con estos límites, corren el riesgo de disminuir la accesibilidad y la calidad de los mismos, lo que genera problemas de cumplimiento.
La compresión sigue siendo vital incluso cuando las leyes de cumplimiento directo no son aplicables. Los archivos de mayor tamaño pueden generar rápidamente costos de almacenamiento drásticamente más altos. La capacidad de reducir los documentos al 1% de su tamaño original ayuda a reducir los gastos que se acumulan, especialmente para las grandes empresas y los clientes de almacenamiento en la nube. Existe la creencia común de que demasiada compresión puede dañar la calidad, lo que lleva a más tiempo para descifrar el documento, así como a errores al acceder a ellos para su uso.
Dos formas de comprimir archivos PDF y mantener la calidad
La compresión sin pérdida crea un documento más pequeño a partir de uno con el que comienza eliminando cualquier información repetitiva. El nuevo documento comprimido conservará toda la información y los datos originales de sus documentos cuando acceda a ellos durante el tiempo que sea necesario.
Muchas personas resuelven los problemas de envío y almacenamiento de archivos grandes mediante el uso de archivos ZIP. Microsoft ha hecho de la compresión mediante el uso de archivos ZIP una característica incorporada desde 1998, que permite a los usuarios comprimir varios archivos más grandes en un archivo que se puede comprimir aún más.
La calidad de sus documentos dentro de los archivos ZIP no se verá comprometida ya que los archivos ZIP utilizan compresión sin pérdidas para garantizar la calidad, pero surgen problemas de cumplimiento de archivado con los archivos ZIP porque los documentos no se pueden abrir directamente.
La compresión MRC sin pérdida es la alternativa de mejores prácticas a los archivos ZIP y los métodos de compresión de documentos con pérdida.
¿Cómo es eso? La compresión MRC toma un documento, lo divide en tres capas respectivas, comprime cada capa de forma independiente, elimina la redundancia y une las capas en un archivo PDF más pequeño y de alta calidad.
Cada una de estas capas contiene aspectos clave del documento que se comprimen:
Una capa de máscara binaria para texto e imágenes en alta resolución.
Una capa de primer plano para texto e imágenes en menor resolución.
Una capa de fondo solo para imágenes y el fondo del documento.
Al comprimir documentos en varios niveles en lugar de una imagen completa, la compresión MRC no descuida los detalles ni pierde calidad para un tamaño de archivo más pequeño.
Al utilizar la compresión de imagen sin pérdida en cada una de estas capas, el documento escaneado es más pequeño debido a la pérdida de redundancia y también a una mejor calidad debido a la cuidadosa atención a las capas y los detalles.
A diferencia de los archivos ZIP, el uso de la compresión MRC no implica un riesgo tan alto de corrupción, ya que cada documento se comprimirá individualmente en lugar de guardarse en un archivo comprimido con otros documentos, como los archivos ZIP. El uso de la compresión MRC también resuelve el problema de acceso a documentos
Cómo la compresión MRC permite el cumplimiento normativo
La compresión MRC permite que los archivos PDF más pequeños permanezcan claros y de alta calidad, lo que la convierte en una opción esencial para muchas industrias. La calidad y claridad de PDF es una necesidad para comunicarse con otras empresas, organizaciones gubernamentales y, por supuesto, clientes.
El uso de la compresión MRC facilita el cumplimiento de los requisitos de calidad que muchos sistemas judiciales exigen para sus sistemas de descubrimiento electrónico y de archivo en línea.
La compresión de documentos sin pérdidas también hace eso: menores costos de almacenamiento, envío de correos electrónicos más rápido
La compresión MRC también puede permitir una comunicación más rápida entre trabajadores y clientes. El envío de documentos más grandes puede ralentizar las operaciones, pero el uso de la compresión MRC para crear archivos PDF más pequeños puede acelerar la distribución de estos documentos.
El límite de tamaño del archivo adjunto de Gmail está establecido en 25 MB, mientras que Outlook tiene un límite exiguo de 10 MB, pero un compresor de PDF con compresión MRC puede permitir una nueva facilidad en la comunicación y hacer que se compartan documentos importantes.
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