TIFF a PDF en 2021 y sus 8 razones para cambiar
- Capacidad de búsqueda de texto (OCR)
La aplicación de OCR a archivos PDF permite a los empleados eliminar las horas dedicadas a la búsqueda manual de información con una búsqueda simple e instantánea de palabras clave. Esto es especialmente útil para las organizaciones que deben poder acceder a los documentos archivados en cualquier momento, por ejemplo, para fines de auditoría, la solicitud de un cliente de un contrato anterior o por motivos de cumplimiento.
- Cumplimiento y requisitos legales
En muchas industrias, los registros deben archivarse durante largos períodos de tiempo con un grado mínimo de calidad. Por ejemplo, los tribunales federales de EE. UU. Exigen que la información se almacene en formato PDF / A. Con restricciones en audio, contenido de video, JavaScript y cifrado; PDF / A garantizando la legibilidad futura en documentos relacionados con casos heredados, independientemente del sistema operativo. Los países de Europa y Asia han adoptado el mismo estándar para los archivos gubernamentales. El uso de PDF es necesario para cumplir con estos requisitos y evitar problemas de cumplimiento.
- Seguridad de los documentos
PDF proporciona funciones de seguridad como la habilitación de contraseñas, uso restringido y capacidades de marca de agua, mientras que TIFF solo puede permitir o no permitir el acceso a archivos. Esto significa que una vez que envía un TIFF a alguien, ya no tiene control para cambiar su estado de seguridad. De hecho, la última actualización de TIFF fue en 1992, lo que hace más de 20 años desde que se lanzaron las funciones de seguridad. Con actualizaciones constantes en los lectores, PDF garantiza una mayor resistencia al malware y los virus.
- Accesibilidad y 508
Si bien tanto PDF como TIFF admiten una amplia gama de formatos para su visualización, PDF es el único formato que permite el uso eficaz de tecnologías de asistencia como lectores de pantalla. PDF / UA está especializado en trabajar con tecnologías de asistencia y ayudar a los usuarios a través de la lectura y la navegación. El texto descriptivo en las imágenes, el contraste de color y las pautas de tamaño de fuente permiten que los lectores con problemas de visión se beneficien de la información en archivos PDF. En 1998, la Sección 508 fue aprobada como una enmienda a la Ley de Rehabilitación de 1973, que requiere que las agencias federales hagan que su tecnología de la información sea accesible para aquellos con impedimentos y discapacidades visuales. El uso de PDF es la mejor manera de lograr el cumplimiento de 508, lo que puede aumentar el alcance general de la empresa y satisfacer las necesidades de más clientes potenciales al mejorar la usabilidad y la accesibilidad.
- Normas industriales y de archivo
Se espera que tanto TIFF como PDF estén disponibles durante mucho tiempo. Sin embargo, muchas personas recurren a PDF / A con fines de archivo. PDF / A está diseñado específicamente para mantener la legibilidad futura a largo plazo. Diferentes industrias incluso están utilizando formatos PDF específicos que mejor se adaptan a sus necesidades (por ejemplo, PDF / E para ingeniería, PDF / X para producción impresa y PDF / VT para datos variables e impresión transaccional). Hay 8 estándares PDF, cada uno diseñado para un propósito único y especializado que los convierte en una mejor opción contextual que TIFF.
- Visualización web y navegación de documentos más rápidas
Aunque tanto TIFF como PDF se pueden abrir en cualquier navegador web, PDF tiene la capacidad de linealizarse u optimizarse para la web. La optimización web es la capacidad de abrir un documento PDF en su navegador web y ver páginas específicas dentro del documento antes de que todo el archivo esté completamente cargado. Aparte de este acceso fácil y rápido, los PDF también almacenan imágenes como vectores que son independientes de la resolución. Esto permite ampliar las imágenes manteniendo su forma y detalle en cualquier sitio.
- Fácil de imprimir
Al ser un formato vectorial, PDF es el estándar para la publicación. Con una poderosa base de gráficos vectoriales, PDF es el formato más solicitado por los servicios de impresión para obtener los diseños finales en producción. Los programas de diseño gráfico, como Adobe Suite, permiten exportar sus diseños a PDF para que estén listos para la web o la impresión.
- Acceso a la compresión avanzada de documentos
Reduzca el tamaño de archivo de sus documentos de 40-90 +% dependiendo de si está utilizando documentos binarios o en color para acelerar el acceso a usuarios remotos / móviles, hacer archivos lo suficientemente pequeños como para enviarlos por correo electrónico o reducir sus requisitos generales de almacenamiento.
¿Por qué PDF?
A diferencia de un formato con fecha como TIFF, PDF recibe actualizaciones periódicas para garantizar que seguirá cumpliendo con los estándares de la industria y se mantendrá a la vanguardia de la tecnología de documentos electrónicos. TIFF todavía se puede usar en la actualidad, pero después de casi 3 décadas sin una actualización, está claro qué formato de archivo lo beneficiará a largo plazo. Haga de 2021 un año de cambios: modernice su repositorio de contenido para cumplir con el estándar PDF y observe cómo su organización obtiene los beneficios.
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