Desafío comercial – Bufete de abogados y el PDF Compressor
Al igual que las exigencias de descubrimiento de Estados Unidos, el sistema de tribunales de Australia requiere que los documentos se envíen en un tamaño de archivo menor que 10 MB para el rellenado electrónico. Al no contar con una manera de normalizar los archivos que llegan, el bufete tenía muchas dificultades para asegurar el cumplimiento de estos requisitos. Asimismo, las empresas de telecomunicaciones australianas también restringen el tamaño de los archivos adjuntos, lo que supone un riesgo al enviar archivos de más de 5 a 8 MB, ya que podrían no entregarse.
Este problema ocasionaba que se hiciera aún más difícil y llevara más tiempo transmitir documentos a juzgados, clientes, personal y otros equipos legales de manera que se tuviera certeza de que se recibirían.
Además, tener numerosas imágenes escaneadas para un único contrato inmobiliario o una declaración jurada implicaba dedicar más tiempo a revisar los correos electrónicos y esperar a que se descargaran varios documentos grandes. Con frecuencia, esto ocasionaba demoras en el procesamiento de documentos, que afectaban la capacidad del bufete de controlar los costos internos y, al mismo tiempo, proporcionar una experiencia del cliente oportuna y eficiente
Solución – Bufete de abogados y el PDF Compressor
John O’Brien, el director del bufete, se decidió a encontrar una solución de compresión de PDF para garantizar que la empresa pudiera cumplir con el requisito de 10 MB para envíos a los juzgados y procesar de manera más efectiva los documentos legales en el futuro. Después de comparar distintas soluciones de la competencia, John eligió Foxit PDF Compressor. PDF Compressor comprime documentos escaneados hasta en un 99 %. Esto facilitó la elección, ya que ninguna de las demás tecnologías evaluadas podía alcanzar tal nivel de compresión.
Resultados
Hoy en día, John considera que Foxit PDF Compressor es “la mejor tecnología de compresión de PDF del mundo”. Su bufete usa el software para cumplir con los requisitos obligatorios para el envío a los juzgados y el descubrimiento electrónico. PDF Compressor también facilita y agiliza el envío por correo electrónico, la descarga y el procesamiento de documentos legales. Esto ayuda a mejorar la eficiencia operativa general, dado que ya no es necesario lidiar con la división de documentos para adaptarlos a los límites de tamaño de archivo para correos electrónicos.
Además de resultados de compresión geniales, John aprecia lo fácil que es usar el software con su interfaz sencilla y las opciones de procesamiento automático. Otro punto positivo es que, cuando la firma necesitó soporte técnico, quedaron asombrados por el equipo de atención al cliente dedicado de Foxit; tanto que el director afirmó que “en este sentido, Foxit es muy superior a cualquier otro proveedor de software que encontré en los 25 años que pasaron desde que aprendí a usar una computadora”.
Con Foxit PDF Compressor, John O’Brien & Associates pudo librarse de los problemas con los archivos adjuntos de correo electrónico y procesar documentos legales grandes más rápido, lo que permite dejar más tiempo para enfocarse en proporcionar un servicio legal experto a su clientela.
Resumen
John O’Brien & Associates, un bufete de abogados con una vasta clientela en toda Australia, tenía dificultades y demoras inaceptables al procesar documentos legales para descubrimiento electrónico y envío a juzgados debido a que, con frecuencia, los archivos eran enormes. Por lo general, estos documentos eran escaneados y enviados por correo electrónico por otros abogados y clientes divididos en varias partes, porque el tamaño de los archivos era demasiado grande como para enviarlos como un único archivo adjunto. Esto dificultaba la administración de los documentos de descubrimiento y el cumplimiento de los requisitos obligatorios de carga de envíos clave en los portales de los juzgados.
Al usar Foxit PDF Compressor, el bufete pudo comprimir los documentos para poder cumplir con los requisitos obligatorios de los juzgados respecto al tamaño de los archivos que se deben cargar. Además, John O’Brien & Associates pudo optimizar operaciones internas y proporcionar una mejor experiencia del usuario con un envío por correo electrónico más rápido y sencillo de documentos legales grandes y complejos.
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